Angajații se luptă să facă lucrurile? Sau, mai rău, aveți probleme de productivitate în întreaga companie? Este posibil ca problemele să nu fie acolo unde tindem să arătăm cu degetul – oamenii, procesele și politicile care par a fi slăbite. În schimb, cercetătorii consideră că problemele legate de obținerea unei lucrări de calitate la timp nu sunt legate de modul în care angajații realizează sarcinile. Are mai mult de-a face cu modul în care liderii comunică înainte, în timpul și după muncă. Dar a comunica mai mult nu este răspunsul! Comunicarea de calitate și coerentă reprezintă răspunsul la majoritatea problemelor dvs.!
Iată patru moduri în care liderii pot comunica pentru a spori nivelul de productivitate:
A. Ședințe și discuții organizatorice
Multe organizații și / sau manageri găzduiesc zilnic discuții – scurte întâlniri de grup în care acoperă prioritățile zilei, sarcinile și orice informații pe care trebuie să le împărtășească – de la distanță sau personal. Astfel, ar trebui să se organizeze ședințe pe mai multe niveluri:
1. Angajații din prima linie se întâlnesc la începutul zilei de lucru.
2. Supervizorii se întâlnesc 30 de minute mai târziu.
3. Managerii se întâlnesc la 30 de minute după aceea.
4. Directorii sau vicepreședinții se întâlnesc 30 de minute mai târziu.
5. Executivii se întâlnesc ultimii.
În acest fel, oamenii abordează problemele la cel mai scăzut nivel posibil. Dacă un grup nu poate rezolva problema, aceasta poate fi transpusă la un nivel superior, astfel că se păstrează deschise canalele de comunicare între diferitele niveluri.
B. Mai multă muncă vizibilă
Pentru evitarea supraaglomerării unor angajați și direcționarea corespunzătoare a sarcinilor și obiectivelor companiei, pot fi utilizate panouri de activități în care să se specifice în mod clar cine și ce gestionează. Astfel, se elimina blocajul de comunicare și se evită stagnarea proceselor companiei.
C. Creați-vă un semnal de alarmă
Încercați să implementați un instrument pentru a ajuta angajații să recunoască diferența dintre o problemă și o urgență reală – și să răspundă în consecință. Fără un astfel de semnal, angajații deseori pierd timp verificând fiecare platformă digitală în căutarea unor probleme care nu merită atenția. Configurați un protocol de comunicare pentru a ajuta pe toată lumea să înțeleagă ce are nevoie de atenție și când. De exemplu, pentru situații de urgență adevărate, efectuați apeluri, iar pentru probleme mai puțin urgente, utilizați Slack și așteptați răspunsuri într-o jumătate de zi. Când oamenii trebuie să împărtășească informații, pot folosi e-mailul, fără să aștepte și feedback.
D. Combinați responsabilitatea cu autoritatea
Problemele de productivitate cresc atunci când liderii atribuie sarcini, dar nu dau angajaților autoritatea de a furniza rezultate. Angajații care nu au autonomie se desprind de munca lor. Nu se pot concentra și nu vor realiza lucrurile. Dacă un angajat este responsabil pentru un rezultat, acesta ar trebui să aibă autoritatea de a lua deciziile necesare fără a fi forțat să trimită zeci de e-mailuri, și să participe la diverse întâlniri sau prezentări. Oferiți angajaților instruirea și autoritatea pentru a lua decizii cu risc scăzut cu privire la munca lor. Rugați-i să solicite sfaturi și / sau aprobări cu privire la deciziile cu risc ridicat.
